Электронные документы: проще, быстрее и экономичнее

В ногу со временем

Департамент всегда идёт в ногу со временем, отвечая требованиям 21 века. Истоки введения информационных систем – 2014 год. Речь идёт об использовании департаментом системы «Типовое решение для территориальных органов контроля и надзора в сфере образования» (далее — ТРС). На тот момент эта система создавалась для контроля территориальных органов контроля и надзора в сфере образования со стороны Рособрнадзора, а доступ к ней для внесения сведений имел узкий круг лиц. В эту систему вносились итоги проведённых проверок, а также с её помощью можно было подготавливать и передавать в Рособрнадзор в электронной форме отчёты, касающиеся исполнения переданных полномочий в сфере образования по установленным Рособрнадзором формам.

Время не стоит на месте, оно меняется, а вместе с ним меняется и подход к контрольной (надзорной) деятельности. Уже сегодня применение информационных систем департамент рассматривает с точки зрения совокупности содержащейся в них информации при осуществлении государственного надзора. Данный подход начали внедрять с 2016 года, а с 1 июля 2021 года он стал основополагающим. Причиной стало кардинальное изменение законодательства в сфере образования в связи со вступление в законную силу Федерального закона от 31 июля 2020 года № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации». 

По существу в новом законе речь идёт о полноценной цифровизации деятельности, снижающей издержки граждан 
и организаций, повышающей эффективность государственного надзора.

В настоящее время департамент работает в 11 информационных системах:

•Информационная система, обеспечивающая автоматизацию контрольно-надзорной деятельности за органами государственной власти субъектов Российской Федерации, исполняющими переданные полномочия Российской Федерации в области образования (ИС АКНДПП);

•Федеральная государственная информационная система «Единый реестр проверок» (ФГИС ЕРП);

•Федеральная государственная информационная система «Единый реестр контрольных (надзорных) мероприятий» (ФГИС ЕРКНМ);

•Информационная система досудебного обжалования (ГИС ТОР КНД – подсистема досудебного обжалования);

•Единый реестр видов государственного и муниципального контроля (надзора) (ЕРВК);

•Федеральный реестр апостилей, проставленных на документах об образовании и (или) о квалификации (ФИС ФБДА);

•Единый реестр учёта лицензий (ЕРУЛ);

•Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (портал Госуслуги);

•Федеральная государственная информационная система «Реестр государственных и муниципальных услуг (функций) (РГУ);

•Подсистема разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг (конструктор цифровых регламентов) федеральной государственной информационной системы «Федеральный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)» (КЦР ФРГУ);

•Система электронного документооборота (Re:Doc).

Кроме того, департамент обеспечивает внесение сведений и контролирует заполняемость таких систем, как: Федеральная информационная система «Федеральный реестр сведений документов об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» (ФИС ФРДО) и Федеральная информационная система обеспечения проведения государственной итоговой аттестации обучающихся основных и средних школ и приема граждан в техникумы, колледжи и вузы (ФИС ГИА и Приёма).

Вышеописанные информационные системы созданы для учёта лицензиатов, информации по соблюдению или несоблюдению ими обязательных требований, предписанных законами и постановлениями. Также они являются механизмом оперативного взаимодействия с лицензиатами, гражданами и организациями, органами прокуратуры 
и другими ведомствами. С помощью них департамент на законодательном уровне планирует, проводит и завершает все свои мероприятия, в том числе и проверки. Можно отметить, что все действия департамента отражаются 
в информационных системах, благодаря чему можно отследить правомерность их проведения, а также получить оперативный доступ ко всем необходимым документам и сведениям.

Расскажем подробнее об информационных системах, которые используются в сфере образования.
 

1. ФГИС ЕРП

В июле 2016 года введён в эксплуатацию первый информационный ресурс, имеющий открытую часть для доступа всех заинтересованных лиц ФГИС ЕРП. Оператором этого ресурса выступает Генеральная прокуратура Российской Федерации, а администраторами — прокуратуры каждого субъекта Российской Федерации, в том числе прокуратура Белгородской области. ФГИС ЕРП была создана, с одной стороны, для того, чтобы обеспечивать контроль и учёт проверок в отношении индивидуальных предпринимателей, юридических лиц и органов местного самоуправления, а с другой стороны, для возможности в открытой части ресурса найти и ознакомиться с интересующей информацией, в том числе и с результатами проверок.

На сегодняшний день в ФГИС ЕРП сформирован и уже утверждён ежегодный план проведения плановых проверок деятельности органов местного самоуправления на 2023 год, с которым также можно ознакомиться на официальных сайтах министерства и департамента. 

Необходимо отметить, что в сейчас этот ресурс используется департаментом не в полной мере, а только в части проведения плановых и внеплановых, документарных и выездных проверок в отношении органов местного самоуправления, так как после изменения законодательства на замену ФГИС ЕРП пришла новая система ФГИС ЕРКНМ, которую можно назвать аналогом первой.

2. ФГИС ЕРКНМ

С 1 июля 2021 года департаменту предоставили возможность начать работу в более усовершенствованной системе ФГИС ЕРКНМ, которая предназначена для обеспечения взаимодействия департамента с прокуратурой Белгородской области в части планирования и согласования проведения проверок. Задачи системы: учёт проверок 
и мероприятий, направленных на профилактику и предупреждение нарушений обязательных требований законодательства организациями, имеющими лицензию министерства на осуществление образовательной деятельности, а также принятых департаментом мер по пресечению этих нарушений и по итогам рассмотрения жалоб на решения должностных лиц департамента, и их учёт.

Стоит отметить, что план проверок департамента в обязательном порядке создаётся, согласовывается, утверждается в машиночитаемом формате, а также вносятся изменения непосредственно через ФГИС ЕРКНМ, что освобождает сотрудников от использования бумажных носителей и сокращает время, которое сотрудники департамента тратят на заполнение документов.

Чтобы узнать информацию о проверках, которые департамент проводит в отношении определённого учреждения, представитель той или иной организации и сами граждане могут совершить следующие действия:

Зайти на официальный сайт Генеральной прокуратуры Российской Федерации – https://genproc.gov.ru/;

Выбрать вкладку «Единый реестр проверок. Сводный план проверок»;

Нажать на кнопку «Единый реестр проверок»;

На открывшейся странице в поисковой строке ввести наименование юридического лица, индивидуального предпринимателя либо ввести ИНН/ОГРН, или номер проверки, если он известен.

До начала проведения любой проверки или мероприятия каждый сотрудник департамента предварительно заполняет все необходимые поля в ФГИС ЕРКНМ в установленные законом сроки, после чего система формирует индивидуальный QR-код и наносит на соответствующие документы. Отсканировав QR-код, можно перейти на страницу карточки проверки или мероприятия и подробно изучить всю информацию, указанную в ней, без получения документов на бумажном носителе.

Важно понимать, что проведение проверок и мероприятий, не включенных в ФГИС ЕРКНМ, является грубым нарушением со стороны сотрудников департамента, а результаты таких мероприятий подлежат отмене.

Анализируя всё вышесказанное, можно сделать вывод, что в первую очередь эта система призвана обеспечить максимальную открытость государственного надзора, простоту обмена информацией и, что немаловажно, избавляет от мыслей о коррупционной составляющей со стороны госслужащих.

Стоит отметить, что с июля 2021 года департамент внёс в ФГИС ЕРКНМ 149 сведений о проверках и 831 о профилактических мероприятиях.

3. ГИС ТОР КНД – подсистема досудебного обжалования

Возможно у многих читателей возник вопрос: «Что вы имели в виду, когда говорили о том, что одной из целей системы ФГИС ЕРКНМ является рассмотрение и учёт жалоб на решения должностных лиц департамента?».

Отвечаем.

Да, такое право есть у каждой организации, имеющей лицензию министерства на осуществление образовательной деятельности, в отношении которой была проведена проверка. С 1 июля 2021 года такую возможность предоставляет ГИС ТОР КНД – подсистема досудебного обжалования, которая позволяет в досудебном порядке обжаловать решения департамента, действия или бездействие его должностных через портал Госуслуг. Также закон устанавливает, что судебное обжалование в той или иной ситуации возможно только после досудебного обжалования, в противном случае обращение в суд не приведёт к желаемому результату.

Чтобы воспользоваться этим правом, достаточно заполнить форму в соответствующем разделе на портале Госуслуг. При заполнении формы автоматически из личного кабинета организации подтягивается информация о проверках, доступных для обжалования. Порядок рассмотрения жалоб – единый для всех органов власти, а срок рассмотрения не должен превышать 20 рабочих дней. 

4. ЕРВК

Еще одна система, которая тесно взаимосвязана с ФГИС ЕРКНМ – это ЕРВК.

Она является справочником ФГИС ЕРКНМ и одновременно подсистемой РГУ, содержащей совокупность данных 
о контроле и надзоре в России.

В ЕРВК включаются все сведения о виде контроля и об организации, которая осуществляет этот контроль. А также там размещаются документы: программа профилактики, план проверок, доклад о правоприменительной практике, доклад о государственном надзоре, руководства по соблюдению обязательных требований лицензиатами.

Что такое вид контроля?

Вид контроля – это составная часть действующей системы контроля, обладающая свойственным ей содержанием, предназначенная для осуществления функции контроля в соответствии со своими задачами, правами и обязанностями.

Департамент осуществляет федеральный государственный контроль (надзор) в сфере образования, переданный в своё время Рособрнадзором. 

Кроме того, в ЕРВК стало доступно описание вида контроля всем желающим. Ранее доступ был только у руководителя министерства и самих сотрудников департамента. Теперь любой человек может зайти на сайт «Единый реестр видов контроля», найти описание вида контроля и получить подробную информацию о нём.

Оператором ЕРВК является Минэкономразвития России, а ответственным за наполнение и своевременную актуализацию вида контроля выступает департамент, который на сегодняшний день ведёт непрерывную работу по наполнению и своевременной актуализации карточки вида контроля.

Важно отметить, что в этом году Минэкономразвития России реализовали в ЕРВК новый функционал по внесению сведений о лицензиатах с присвоением им определённой категории риска – реестр объектов, который даёт возможность привести реестр категорированных объектов к единообразию и современному учёту. Теперь все изменения будут производиться непосредственно в ЕРВК с приложением оснований по изменению категории риска определённой организации. На данный момент в реестр объектов ЕРВК внесены все организации, имеющие лицензию министерства, дающую права осуществлять образовательную деятельность на территории области.

После того, как лицензиату присвоят определённую категорию риска, у него есть полное право попробовать обжаловать данное решение в соответствии с законодательством. Поэтому уже сейчас Минэкономразвития России проводит интеграцию ЕРВК с порталом Госуслуг, а это значит, что все лицензиаты смогут увидеть присвоенную им категорию риска на портале Госуслуг и там же будет предоставлена возможность обжаловать её.

5. ИС АКНДПП (контрольная (надзорная) деятельность)

Ещё одной немаловажной системой для лицензиатов и департамента в целом является ИС АКНДПП, которая функционирует с 2016 года, но продолжает совершенствоваться, тем самым обогащая деятельность департамента и упрощая её.

Данная система разработана Рособрнадзором для оказания услуг по лицензированию и аккредитации образовательных организаций, а также учета проведённых в отношении них проверок.

В ИС АКНДПП содержится текстовая информация о министерстве и о его структурном подразделении – департаменте, ведётся учёт лицензиатов, похожий на учёт ЕРВК, и учёт органов местного самоуправления, полные сведения о проведённых проверках, о мерах, принятых по их итогам, сведения о рассмотренных департаментом обращениях 
и об экспертах, которые привлекаются к проведению проверок департамента. В эту же систему подгружается план проверок со всеми внесёнными в него изменениями; некоторые документы, которые могут содержать конфиденциальные данные, информация от Рособрнадзора, механизм сбора отчётов.

Все вышеуказанные сведения департамент вносит в ИС АКНДПП в течение 15 дней со дня получения информации или ее изменения, а срок хранения информации составляет 10 лет. После истечения срока хранения информация исключается из ИС АКНДПП оператором информационной системы, то есть напрямую Рособрнадзором.

ИС АКНДПП (государственные услуги). Этой же системой была упрощена услуга лицензирования, которая стала толчком в сокращении её сроков и снижении потребности использования бумаги. Её могут использовать все те, кто желает получить лицензию министерства на осуществление образовательной деятельности, или уже существующие лицензиаты подают документы на предоставление и переоформление лицензии через личный кабинет в ИС АКНДПП.

Документы подаются по месту регистрации организации вне зависимости от фактического местонахождения с обязательным подписанием их электронной цифровой подписью. Для получения доступа для входа в данную систему необходимо обратиться к специалисту департамента, курирующему эту услугу.

Стоит отметить, что для работы в ИС АКНДПП разработана и размещена на сайте департамента (http://ukn.beluno.ru) инструкция подачи заявления в электронном виде. 

После получения доступа необходимо выбрать услугу (предоставление лицензии или внесение изменений в реестр лицензий) и заполнить заявление прямо на портале, то есть онлайн, подгрузив все необходимые для оказания услуги документы. Получив документы через информационную систему, департамент рассматривает их всего в течение 5 рабочих дней со дня их регистрации, тем самым позволяет заявителю экономить время, поскольку подать заявление на предоставление государственной услуги можно, находясь на рабочем месте, в любой день и удобное для заявителя время.

Кроме того, ИС АКНДПП проста для пользователей и информативна, так как в личном кабинете организации отражаются все действия, производимые специалистом.

6. Re:Doc

Эта система тесно связана с ИС АКНДПП, так как при рассмотрении поступивших от соискателей лицензии или лицензиатов заявлений департамент оценивает соответствия сведений, содержащихся в представленных в заявлении и документах с помощью единого государственного реестра юридических лиц и других федеральных информационных ресурсов. Этот процесс происходит в электронной форме с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия и подключаемых к ней региональных систем межведомственного электронного взаимодействия по межведомственным каналам системы Re:Doc.

Система Re:Doc позволяет участникам межведомственного электронного взаимодействия, а именно федеральным и региональным органам исполнительной власти использовать общие информационные ресурсы. 

При оказании услуги по лицензированию образовательной деятельности департамент через систему Re:Doc взаимодействует с филиалом Федерального государственного бюджетного учреждения «Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии» по Белгородской области, Федеральной службой по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, Федеральным казначейством, Федеральной налоговой службой. 

Кроме того, система Re:Doc реализует функциональные возможности обработки не только заявок на оказание услуг департамента, которые поступают по каналам межведомственного взаимодействия, но и заявок, которые поступают через портал Госуслуг. Это значит, что заявление на лицензирование образовательной деятельности, поданное заявителем через Госуслуги, поступает в департамент в электронной форме через систему Re:Doc и в дальнейшем переносится межведомственным путём в систему ИС АКНДПП.

Система Re:Doc помогает специалистам департамента уменьшить время на поиск информации, необходимой для оказания услуги лицензирования образовательной деятельности. 

7. РГУ, портал Госуслуг и КЦР

Фундаментальной же системой в части предоставления государственных услуг департаментом выступает РГУ. Эта система интегрирована с порталом Госуслуг: если в РГУ добавляются сведения по предоставлению государственных услуг, то они отображаются и на портале Госуслуг. В РГУ содержатся все сведения обо всех существующих услугах и функциях России, а в целом она предназначенная для автоматизации процессов ведения информации о государственных услугах и функциях, предоставляемых органами исполнительной власти.

Предоставление заявления на получение государственной услуги через портал Госуслуг избавляет заявителя от необходимости личного присутствия в департаменте, согласования даты и времени предоставления документов 
со специалистом, предоставляющим услугу. Стоит учесть, что этот механизм быстрый, удобный и практичный.

Также на базе РГУ функционирует подсистема КЦР. Две эти системы работают в тандеме, и вторая способствовала цифровизации в части разработки и непосредственного утверждения регламентов предоставления государственных услуг.

На сегодняшний день департамент разместил в РГУ все необходимые нормативно-правовые документы, административные процедуры, алгоритмы и варианты принятия решений, а также документы 
и материалы, необходимые для осуществления услуг по лицензированию, аккредитации образовательной деятельности, по подтверждению документов об образовании, полученных в России (оформление апостиля).
Вся проделанная работа позволяет беспрерывно предоставлять государственные услуги на высоком современном уровне.

8. ЕРУЛ

Разрешение на ведение лицензируемой образовательной деятельности подтверждается записями в сводном реестре лицензий на официальном сайте Рособрнадзора в сети «Интернет», это так называемая выписка из сводного реестра лицензий. Такая выписка является подтверждением факта лицензирования, а возможность получения её есть у каждого, так как сводный реестр лицензий – это общедоступный ресурс, переход к нему размещен на главной странице Рособрнадзора (https://obrnadzor.gov.ru/).

В связи с этим Минэкономразвития России запустило такую систему, как ЕРУЛ, которая был создана для реализации плана по введению единой (сквозной) нумерации на все виды деятельности. Таким образом, учреждению при лицензировании образовательной деятельности единожды присваивается регистрационный номер лицензии, который не меняется при любом из предусмотренных законодательством оснований для переоформления уже полученной лицензии.

Можно смело говорить, что такая идея увенчалась большим успехом, а для сотрудников департамента стала большим плюсом, так как такой подход очень прост и удобен.

9. ФИС ФБДА

Говоря про государственные услуги, можно сказать, что услуга по подтверждению документов об образовании, полученных в России, так называемое оформление апостиля набирает свою популярность. 

Это подтверждает статистика, которая показала, что за весь 2020 год было отработано 189 документов, а за 11 месяцев 2022 года уже более 500. Это число однозначно увеличится, так как желающие продолжают обращаться за этой услугой в департамент. Отметим, что без этой услуги невозможно выехать за рубеж на учёбу или работу. 

Документы для получения апостиля возможно подать через ФИС ФБДА. Для этого заявителю потребуется авторизоваться на портале Госуслуг. После авторизации необходимо заполнить заявление, которое формируется электронно, прикрепив пакет необходимых документов в виде копий, а после обязательно предоставить в департамент оригинал документа, заявленного к апостилированию.

Задача заявителя – корректно заполнить заявление и прикрепить необходимый пакет документов в полном объёме, так как технической возможности внести исправление в уже поданный комплект документов нет и устранить ошибки возможно только путём новой подачи заявления.

В случае неправильного оформления или неправильного заполнения заявления и прилагаемых документов либо предоставления их не в полном объёме, заявителю направляется уведомление департамента о возврате документов без рассмотрения по существу.

Срок предоставления этой услуги — от 5 до 45 рабочих дней, а о возврате документов без рассмотрения по существу заявитель уведомляется в течение 5 рабочих дней.

10. ФИС ФРДО

Обычно при поступлении в вузы, техникумы или колледжи проверяют подлинность аттестата или при трудоустройстве специалиста просят подтвердить квалификацию с предъявлением документов об образовании. 

Поскольку подделка документов не редкость, Рособрнадзор создал информационную систему ФИС ФРДО. Эта система содержит данные о документах, выданных образовательными организациями в нашей стране. 

Конечная цель создания ФИС ФРДО — сокращение числа нарушений и коррупции в учреждениях по выдаче документов 
об образовании, документов об обучении или сертификатов.

Вносить информацию в ФИС ФРДО обязаны все образовательные учреждения: школы, институты и университеты, техникумы и колледжи, автошколы, индивидуальные предприниматели, частные образовательные организации, имеющие право выдавать эти документы. Такое право им даёт лицензия на осуществление образовательной деятельности. 

Чтобы все документы попадали в реестр вовремя, процесс контролируется министерством в лице департамента и Рособрнадзором.

Работа ФИС ФРДО регламентируется законами и постановлениями Правительства России. Для работы в ней организациям необходимо зарегистрироваться на портале госуслуг. Да, это большая работа, но она проводится один раз учреждением для последующей работы в системе. 

Каковы особенности работы в системе и какие риски существуют для учреждений при работе в ней? 

Итак, работа в ФИС ФРДО регламентирована порядком, который указывает, какие сведения необходимо внести и в какие сроки о каждом документе после его выдачи. 

За нарушение порядка или сроков внесения сведений о документах образовании, за невнесение обязательных сведений в ФИС ФРДО предусмотрены штрафы на должностных лиц и (или) на образовательное учреждение за каждый невнесённый документ.

Например, информацию о выданных аттестатах выпускникам 9, 11 классов, дипломах о среднем профессиональном образовании и свидетельствах по программам профессионального обучения нужно внести в течение 3-х дней со дня выдачи указанных документов.

Предстоящим летом специалистов департамента как обычно ожидает «горячая» пора, когда необходимо будет контролировать количество внесённых всеми образовательными организациями области в ФИС ФРДО документов.

Легко проверить документ на подлинность на сайте Рособрнадзора в разделе «Государственные услуги и функции». В окошках сервиса поиска сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, об обучении достаточно ввести свою фамилию, название образовательной организации, выдавшей документ, а также серию, номер и дату выдачи бланка.

11. ФИС ГИА и Приёма

Продолжая тему о выданных аттестатах, хочется затронуть вопрос зачисления в образовательные учреждения. Ведь каждый год десятки тысяч абитуриентов по всей стране проходят зачисление в учебные заведения, которые должны проводить приём прозрачно, эффективно и принимать только достоверные сведения. В этих условиях работа с таким огромным количеством информации и её контроль – крайне важная задача. 

Для обеспечения такого контроля существует ФИС ГИА и Приёма, реализованная как комплекс технических и программных средств для контроля законности приёма в вузы, техникумы и колледжи.

ФИС ГИА и Приёма обеспечивает эффективность и открытость проведения приёма в образовательные организации, даёт возможность проверить достоверность сведений абитуриентов, а также выступает 
как информационное обеспечение при проведении ГИА обучающихся, освоивших программы основных и средних школ.

Кто имеет доступ к этой системе?

Так как данная система содержит в себе большое количество персональных данных, то доступ к ней имеют не все, только основные и средние школы, учебные заведения, принимающие на обучение, федеральные органы исполнительной власти, министерство просвещения России, а также министерство науки и высшего образования России.

Подключение к ФИС ГИА и Приёма частных лиц не предусмотрено, но предварительно ознакомиться с результатами ЕГЭ можно на портале Гсуслуг в разделе «Документы» в подразделе «Образование».

Департамент не имеет прямого доступа к ФИС ГИА и Приёма, но ведёт пристальный контроль по её заполнению, это ещё один ресурс, с которым сотрудники департамента работают косвенно, как с ФИС ФРДО.

Все вузы, техникумы и колледжи обязаны вносить необходимые сведения в ФИС ГИА и Приема по установленным законом требованиям.

Возникает вопрос: «О каких сведениях здесь идет речь?».

Отвечаем.

Вышеупомянутые учреждения должны вносить сведения о правилах приёма, специальностях и направлениях подготовки, на которые проходит приём, об объёмах и структуре приёма за счёт средств федерального бюджета, различных квотах, количестве мест для обучения на основе договоров с оплатой стоимости обучения, а также о заявлениях абитуриентов и проверке их результатов ЕГЭ.

Что касается сроков предоставления сведений в ФИС ГИА и Приёма, то все эти сведения должны быть переданы в систему не позднее одного рабочего дня с момента поступления, изменения или отзыва заявления.

… Прочитав всё вышеописанное, читатель наверняка может сделать вывод о том, что применение информационных систем в современной организации во многом предопределяет её дальнейшее развитие. 

Уже сегодня информационные продукты совершенствуют и рационализируют не только систему государственного надзора в сфере образования, но и систему образования области в целом. Они помогают быстро и качественно предоставлять государственные услуги, легко управлять межведомственными взаимоотношениями, чётко контролировать деятельность и вести единообразный и современный учёт, а также позволяют департаменту своевременно реагировать на ситуации, особо требующие этого.

Материал подготовили специалисты департамента по контролю и надзору в сфере образования министерства образования Белгородской области