Как работать с документами и отчётами правильно и быстро

Своим опытом по этой теме поделились директор средней общеобразовательной школы № 47 города Белгорода Евгений Коновалов и заведующая детским садом № 78 города Белгорода Екатерина Баланчукова.

Евгений Коновалов отметил:

«В современном образовании учителя — это не только мастера своего дела, но и жертвы бумажного потока, что приводит к профессиональному выгоранию. Правовое просвещение педагогических работников по вопросу снижения бюрократической нагрузки включает информирование о нормативных правовых актах, регулирующих объём документарной нагрузки, а также организацию мероприятий для оптимизации рабочих процессов». 

И в школе № 47, и в детском саду № 78 правовая информация, а именно тексты нормативных правовых актов, разъяснений Минпросвещения и Рособрнадзора, размещены на официальных сайтах в сети «Интернет», на видном месте на информационных стендах. Проведены педагогические советы по вопросам снижения бюрократической нагрузки. На этих заседаниях обсуждены актуальные изменения в законодательстве, планы мероприятий и другие вопросы, связанные с оптимизацией работы педагогов.

Кроме того, у каждого педагога есть возможность получить индивидуальную консультацию по интересующим вопросам, связанным с применением нормативных правовых актов. 

Евгений Коновалов размышлял и одновременно делился своим опытом:

«Практика важнее теории, поэтому мы учим педагогов, как работать с документами правильно и быстро. Мы не просто читаем законы. Мы показываем учителям, как применять их в жизни, чтобы меньше времени тратить на «бумажки». Главное, чтобы учитель знал, что от него требуется по закону, и как это сделать легко. Проводим «живые» семинары. Что это значит? Разбираем реальные случаи из практики. На этих занятиях смотрим, как требования законов и должностная инструкция учителя помогают упростить работу. Многие педагоги боялись ошибиться в работе с персональными данными учеников. Поэтому пригласили юриста, который объяснил, как закон требует хранить данные и как это отражено в должностной инструкции. Учителя теперь спокойно работают с данными, зная, что делают всё по правилам и что требования к оформлению сведены к минимуму. Наша работа приносит пользу, анонимные опросы учителей тому подтверждение. Результаты показывают, что благодаря правильному пониманию законов и своих инструкций учителя экономят в среднем более двух часов рабочего времени в неделю. Это прямое следствие того, что мы помогаем им разобраться в законодательстве и в своих обязанностях. Системное обучение, объяснение новых законов, анализ инструкций и примеры того, как меньше работать с бумагами, — это наш главный путь».

С интересом участники мероприятия восприняли выступление Екатерины Баланчуковой:

«Мы столкнулись с тем, что главная проблема педагогов — не нежелание работать, а незнание границ своего труда. Узнав о 779-м Приказе, мы начали работу в своём коллективе. Первым делом вынесли вопрос на педагогический совет. Но перед этим активно подключили воспитателей к вебинарам и другим мероприятиям по этой теме — чтобы они услышали разъяснения не только от нас, но и от федеральных экспертов. Для системной работы мы создали временную службу по снижению бюрократической нагрузки — из числа старших воспитателей, педагогов-психологов и наиболее активных воспитателей. Эта служба объясняла коллегам, как перераспределяются обязанности и какие документы теперь действительно обязательны. Кроме того, мы провели для всех педагогов консультацию по чат-боту «Помощник Рособрнадзора». После этой подготовки провели полный аудит документации и разобрали с воспитателями каждую папку. 

Вот от чего мы отказались на законных основаниях:

— журналы здоровья и термометрии. В письме Минпросвещения РФ прямо сказано: санитарно-гигиеническую документацию могут вести другие сотрудники. Передали их медсестре — воспитателя освободили;

— протоколы родительских собраний. Вести их не обязательно. А если надо зафиксировать решение — секретарём может быть родитель. Мы это проговорили, требовать протоколы с воспитателей перестали;

— паспорт группы, планы самообразования. Закон называет это правом, а не обязанностью. Как «обязаловку» сверху – убрали.

Теперь о важном нюансе, на котором мы споткнулись. Мы ошиблись, сказав педагогам: «Есть приказ по саду — значит, вы ведёте ещё папки». Пришлось делать работу над ошибками. Стало правилом: локальный нормативный акт, ухудшающий положение работника, не действует. Мы теперь учим педагогов вежливо отказываться, ссылаясь на это правило.
Итак, у нас осталось два документа: журнал посещаемости и календарный тематический план, который мы сделали общим по возрастным параллелям. Если воспитатель болеет, коллега работает по единому плану, а не разрабатывает бумаги заново.

Мы учим педагогов не бояться проверок. Страх должен быть замещен знанием закона. Если проверяющий требует журнал кварцевания от воспитателя, то он теперь не должен молчать, а должен спросить: «Это предусмотрено Приказом № 779 или вы нарушаете мои права?» А как же санитарные нормы, ведь журнал термометрии вести надо? Мы не отменяем санитарные нормы, но эти данные в соответствии с разъяснениями мы поручили фиксировать медицинским сёстрам. Так функция осталась реализована, а нагрузка с педагога снята».

И Евгений Коновалов, и Екатерина Баланчукова обратили внимание, что педагоги проинформированы также об инструментах поддержки, в частности о чат-боте «Помощник Рособрнадзора» на платформе «Сферум», позволяющем получить оперативные ответы на вопросы, связанные с бюрократической нагрузкой, а также сообщить о случаях нарушения прав.

Кроме того, Рособрнадзор открыл горячую линию по вопросам документационной нагрузки учителей. Педагоги могут обратиться на электронную почту stop_nagruzka@obrnadzor.gov.ru в случае нарушения своих прав. Цель таких мер — системно снизить документооборот и высвободить время педагогов для выполнения основных профессиональных задач. 

Правовое просвещение педагогов даёт свои результаты. Во‑первых, это повышение уровня профессиональной компетентности педагогов. Во‑вторых, это правильное применение правовых норм в образовательной деятельности. В‑третьих, это приобретение педагогами навыков грамотного решения проблем. 

Николай Рухленко, начальник департамента по контролю и надзору в сфере образования министерства образования Белгородской области